Özgeçmiş yazmanın belli başlı kuralları olduğu doğrudur. Ancak unutulmamalıdır ki; ilişkili olunan kurum, bu kurallara bazı eklemeler getirebilir.
Kişisel tecrübelerin ve yeteneklerin tanıtımı ancak profesyonelce hazırlanmış bir özgeçmiş aracılığı ile yapılabilir. Abartıdan ve yanlış bilgilerden arındırılmış, özgeçmişi alan kişinin kolaylıkla okumasına izin verecek şekilde uzunluğu ayarlanmış ve anahtar kelimeler kullanılarak yazılmış bir özgeçmiş pek çok kapıyı aralayabilecektir.

A. NEREYE YÖNELİK BİR ÖZGEÇMİŞ HAZIRLIYORSUNUZ?
Şayet bir danışmanlık şirketine gönderilmek üzere ise en başta şunu hatırlamakta fayda vardır: Bir danışmanlık şirketine sizinki de dahil olmak üzere her gün yüzlerce özgeçmiş ulaşmakta o da bunları gözden geçirerek sınıflandırmaktadır. Bir özgeçmişin gözden geçirilmesi ortalama 25 saniye sürer ve o anda veya kısa vadede değerlendirmek üzere uygun bulunursa toplam 3 dakika daha harcanarak tamamı etraflıca incelenir.
Eğer özgeçmişinizi bir kuruma yöneltecekseniz; size ait bilgiler bu kurumların insan kaynakları bölümlerine ulaşacak, özgeçmişinizin incelenmesi ile ilgili süreler biraz daha uzun tutulabilecek, danışmanlık şirketine kıyasla buralarda oluşturulmuş veritabanına eklenen özgeçmiş sayısı gün bazında düşecektir. Bu durumun son dönemdeki istinası kurumların internet üzerinde ve genel başvuru adı ile özgeçmiş toplamalarıdır. Yani artık kurumlara ait veritabanına da her gün çok sayıda özgeçmiş eklenmektedir.

B. ÖZGEÇMİŞİNİZİN GÖRÜNÜMÜ NASIL OLMALI?
Yukarıdaki açıklamalardan hareketle özgeçmişi ilk bakışta kişi ile ilgili temel vasıfları vurgulayabilecek ve kolaylıkla okunup algılanabilecek şekilde hazırlama gereği ortaya çıkar. Bilgisayarda hazırladığınız özgeçmişinizi basacağınız kağıt A4 boyutunda beyaz düz bir kağıt olmalıdır. Yazı font’u olarak Arial ve Times New Roman tercih edilmesi idealdir. Kullanacağınız karakter büyüklüğü 10 veya 12 olarak seçilmelidir, daha küçük fontlar okumayı zorlaştıracaktır.
Ana ve alt başlıklarda (örneğin iş tecrübesi ve çalışılan şirketler, alınan unvanlar gibi) aşırıya kaçmadan büyük harfler, kalın ve yana yatık fontlar seçilebilir. Bu başlıkların görev tanımının okunmasından hemen önce görünmesi önemlidir.
Görev tanımı ve gerçekleştirilen işlerin yer aldığı bölümde ise düz yazı yerine maddeler halinde ve 10 - 15 maddeyi geçmeyen sıralı bir anlatım doğru olacaktır. Ayrıca ana ve alt başlıklar veya maddeler arasında bir veya iki satır atlayarak belli ölçüde “beyaz alan” bırakılmalıdır. Böylece özgeçmişi okuyan ilgili kolayca ve sıkılmadan gözlerini kağıt üzerinde kaydırabilir ve 25 saniyenin sonunda ilgisini yoğunlaşmış bulursa detaylı inceleme safhasına geçer.
Satırbaşları ve sonları sağ kenardan yaklaşık 3 sol kenardan da yaklaşık 2 santimetre içeride olmalı, kullanılan kağıdın üstünden ve altından da bir miktar boşluk bırakılmalıdır. Bu da onca bilgiye daha derli toplu bir görüntü verecek ayrıntılardan biri tanesidir.
Özgeçmişlerin uzunluğu önem teşkil edebilecek bir başka konudur;
Kişi, çok ve çeşitli bir iş tecrübesine sahip ise bu uzunluk 2 ya da 3 A4 boyutunda bir sayfa uzunluğunda tutulmalıdır. Ancak çok iş değiştirmiş ya da uzun yıllar farklı görevlerde ve seviyelerde çalışmış biri değil ise veya çalışma hayatının henüz başında ise, tek bir sayfadan oluşan bir özgeçmiş onu inceleyecek kişiye kolaylık sağlayacaktır. Bir başka deyişle mülakatı yapacak kişi yukarıda da belirtildiği gibi hakkında daha kısa bir sürede bir fikir sahibi olabildiği bir özgeçmişe diğerlerinden daha fazla öncelik verecektir.

C. ÖZGEÇMİŞİN İÇERİĞİNDE HANGİ BİLGİLER NE ŞEKİLDE VE HANGİ SIRAYLA YER ALMALIDIR?
Bir özgeçmiş sırasıyla şu başlıkları açıklamalıdır:
Kişisel Bilgiler (isim soyadı, adres, iletişim numaraları, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum, askerlik durumu vb. bilgileri),
Şu anda çalışılan kurum, ünvan bilgileri ve görev süresi,
Şu anda yapılan işler, alınan sorumluluklar,
Daha önce çalışılan iş yerleri, alınan unvanlar ve işe giriş - ayrılış tarihleri,
Daha önceki işyerlerinde yapılan işler, alınan sorumluluklar,
Eğitim Bilgileri (Lisans derecesi, mezun olunan veya devam edilen yüksek ve orta öğrenim kurumları, bu kurumlara giriş ve mezuniyet tarihleri),
Nitelik Bilgileri (Yabancı dil bilgisi, bilgisayar bilgisi, uzmanlıklar, alınan derece veya ödüller, sahip olunan sertifikalar),
Kurs, seminer veya iş öncesi veya iş başında alınan eğitimler, (tarih sırası gözetilerek ve eğitimi veren firma adları belirtilerek yazılmalıdır),
Referanslar (bu bölüm isteğe bağlıdır ve referans olarak gösterilen kişilere ait isim ve iletişim bilgilerini içerir).
Bunlardan hareketle, özgeçmişte yer alacak bilgiler için yukarıda belirtilen konu başlıklarının takip ettiği sıraya uygun bir akış izlenebilir. Ayrıca bu akış içerisinde “eğitim bilgileri” ve “iş tecrübeleri”nin yer değiştirmesinde de ciddi bir sakınca bulunmamaktadır.
İş tecrübeleri bölümünde 2-3 satırlık bir önbilgi bölümü ve bunu takip eden maddeler halinde bir anlatım yerinde olacaktır. Tekrar hatırlatmakta fayda vardır ki önerilen bu sıralama, bir özgeçmişin hızla ve kolaylıkla okunup algılanabilecek şekilde hazırlanmasına yöneliktir. Bunları okuyacak ilgili, sizi ikinci aşama olan iş görüşmesine davet edebilmek amacıyla, özgeçmişiniz hakkında kolaylıkla bir ön değerlendirme yapabilir.
Bir yere iş görüşmesi yapmak üzere çağırıldığınızda alışılagelmiş olan, kişisel ve öğrenim bilgilerinizden bahsedildikten sonra, iş tecrübeleriniz hakkında geçmişten günümüze doğru bir tarih sırası gözeterek detaylıca konuşulmasıdır. Olası herhangi bir gözden kaçırmaya sebebiyet vermeden tüm tecrübe, eğitim ve öğrenim bilgilerinizin üzerinden geçilebilmesi için bu emin ve kolay bir yoldur.

D. KAPAK YAZISININ ÖNEMİ NEDİR? KAPAK YAZISINI MUTLAKA YAZMAK GEREKLİ MİDİR?
Kapak yazıları kişilerin iş ararken gözettikleri amacı yansıtması açısından önemlidir. Ne tür bir firmada, hangi pozisyonda ve ne konuda görev yapmak istediklerini 4 - 5 satırlık bir paragrafta özetlemeleri sonraki aşamalar açısından açıklayıcı olur.
Kapak yazısı olmayan bir özgeçmişi değerlendirme dışı tutmak söz konusu değildir, olmamalıdır. Ancak şüphesiz ki çok uzun olmayan açıklayıcı bir kapak yazısının varlığı, hem takip eden içerik hakkında bilgi vermesi hem de özgeçmiş yazarken daha özenli davranıldığının bir göstergesi olması dolayısı ile tercih sebebidir.
E. ÖZGEÇMİŞİNİZ BİR PAZARLAMA ARACINA NASIL DÖNÜŞÜR?
Yukarıdaki soruyu yanıtlamak için şunu hatırlamak gerekir; bir özgeçmiş daha önce yapılmış ya da şu anda yapılan işlerin listelenmiş hali değildir.
Genellemeler özgeçmişi ve dolayısı ile sahibini özel olmaktan uzaklaştırır. Dolayısı ile özgeçmiş yazarken geçirilmiş tecrübeleri desteleyecek sorumluluklar, yetkinlikler ve görev tanımı gibi bilgilere  yer verilmelidir.

F. ANLATIMDA NASIL BİR DİL VE ZAMAN KALIBI KULLANILMALIDIR?
Her şeyden önce kişinin kullanacağı dil mesleki ve akademik seviyesine uygun olmalıdır. Çalışma hayatına yeni girmiş bir kişinin anlatım dili bir yöneticininki  ile, aynı şekilde orta kademe bir yöneticinin kullanacağı terminoloji de bir Yönetim Kurulu Başkanı’nınki ile aynı olmayacaktır.
Daha önce çalışılan yerlere ilişkin tecrübeleri anlatmak için geçmiş zaman kullanmak doğru olur.

G. ÜST DÜZEY POZİSYONLAR İÇİN HAZIRLANAN ÖZGEÇMİŞLER
Üst düzey pozisyonlar, bu pozisyonlarda görev yapan, uzun yıllar yöneticilik yapmış, uzmanlık alanlarını belirlemiş, birikimleri ile çalıştıkları şirketlere katma değer sağlamış ve aynı zamanda astlarının gelişimine katkıda bulunmuş vizyon sahibi kişileri bir başka deyişle “üst düzey yöneticileri” akla getirmektedir.
Bu kişiler deneyim ve niteliklerine uygun yeni bir iş arayışına girecekleri zaman hayatlarının çalışarak geçirdikleri önemli bir bölümünü özgeçmişlerine yansıtacaklardır. Dolayısı ile yeni mezun ya da kariyerinin henüz başında bir çalışanınkinden daha uzun ve bilgi yoğun bir özgeçmiş hazırlayacaklardır.
Özgeçmiş yazmaya “Özet Profil” bölümü ile başlanabilir. Tecrübe, nitelik ve eğitim detaylarına girmeden önce genel bir fikir vermesi açısından böyle bir giriş bölümü yararlı olacaktır.

H. DOĞRULUĞU OLMAYAN BİLGİLER
İş hayatında, kişilerin hastalık, doğum, askerlik, eğitim veya çalışma amaçlı yurt dışına gitme gibi sebeplerin yanı sıra zaman zaman da kişisel bazı nedenlerden dolayı işten ayrılmaları söz konusu olmaktadır. Özellikle bir çalışan kendisi ile doğrudan ilgili bir takım sebeplerden dolayı işten ayrılmış veya işten çıkartılmış ise, yeni bir işe başladığı tarihe kadar olan boşluğu özgeçmişinde belirtmekten çekinebilmektedir. Dolayısı ile tarih bilgilerini yanlış yazmaktadır.
Türkiye’de işe alımlarda izlenen sürecin son aşamasını referans kontrolleri oluşturmakta ve bu kontroller sonucunda bir firmaya başvuran kişi ile ilgili her hangi bir olumsuzluk tespit edilmesi durumunda taraflardan her biri için oldukça önemli zaman kayıpları ortaya çıkmaktadır.
Dolayısı ile özgeçmişlerde bu tip yanlışlıklara yer verilmemesi gerekir.

SONUÇ
Yukarıda her yönü ile ele almaya çalışılan özgeçmiş yazmanın profesyonellik gerektiren bir iş olduğu açıktır. Çeşitli iş fırsatlarının kapısını aralamada bu kadar önemli olan bir kişisel tanıtım aracını oluştururken, kişiler yazacakları her satır için; böyle bir özgeçmişle karşılaşsalar bunu yazan kişiyi (kendilerini) iş görüşmesine çağırıp çağırmayacaklarını sorgulamayı akıllarına getirmelidir.